Izvor fotografije: Shutterstock.com
Kao dio svojih smjernica “Leading for Safety guidelines”, Agencija za pomorstvo i obalsku stražu Ujedinjenog Kraljevstva (UK MCA) iznosi ključne razloge zašto su dobra komunikacija i izgradnja pozitivnog timskog okruženja ključni za stvaranje sigurnog radnog mjesta.
Prema UK MCA, komunikacija i timski rad su suštinski dijelovi bilo kojeg radnog mjesta. Na brodu, možda nećete samo raditi sa svojim kolegama, već i živjeti sa njima. Osim pomoraca na brodu, radićete i sretati osoblje na kopnu, pilote i inspektore. Važno je da vaše interakcije budu što uspješnije.
Loša komunikacija može imati mnoge negativne efekte, uključujući:
- stvaranje nepredvidivog radnog okruženja
- nizak moral
- konflikt
- povećanje grešaka, što dovodi do povećanja incidenata
Postoje određene barijere za komunikaciju na brodu koje biste možda trebali uzeti u obzir. To uključuje:
- različite stilove komunikacije
- hijerarhijske strukture
- daljinsku komunikaciju i korištenje tehnologije
- različite jezike i kulture
- faktore koji utiču na performanse, kao što je umor
Komunikacija nije samo o tome šta kažete, već i kako to kažete. Govor tijela, ton i brzina kojom govorite mogu uticati na to kako se poruka prima. Savjeti za dobru komunikaciju:
- a) Komunikator
Držite svoju poruku sažetom, izbjegavajte korištenje previše opisnog jezika. Pobrinite se da prenesete značenje svoje poruke na lako razumljivom jeziku. Održavajte dobar kontakt očima. Držite svoje govor tijela otvorenim – izbjegavajte previše gestikuliranja i održavajte miran stav.
- b) Slušalac
Potpuno se fokusirajte na sagovornika – distrakcije mogu dovesti do toga da propustite informacije, ne komunicirate pravilno ili pogrešno shvatite što je rečeno. Izbjegavajte prekidati nekoga dok govori. Slično komunikatoru, držite svoje govor tijela otvorenim – držite ruke odvojene, održavajte kontakt očima i nagnite se malo prema govorniku.
Timski rad je suštinski dio rada i života na brodu. Vaš tim ne uključuje samo ljude sa kojima direktno radite, već i bilo koji broj ljudi sa kojima dolazite u kontakt.
Postoji nekoliko faktora koji utiču na percepciju pomorca o zadatku i njihovoj sposobnosti da ga završe.
Da bi se imao zajednički mentalni model među timom, važno je da svako u timu razumije:
- zadatak: šta pokušavate postići
- tim: uloge i odgovornosti svakoga
- strategija: kako planirate postići cilj kao tim
Brifinzi i debifinzi su korisni načini komuniciranja informacija o zadatku timu i osiguravanja zajedničkog mentalnog modela. Korisno je imati ove kratke sastanke često tokom smjene kako bi se smanjila prilika za gubitak fokusa.
Tokom brifa, govori se o:
- ciljevima i namjerama tima
- ulogama i odgovornostima svakog u timu – kako dijelite radni teret
- planu za zadatak, uključujući dostupne resurse i probleme sa osobljem
- šta bi moglo poći po zlu i kako se to može spriječiti ili ublažiti
Držite brifinge kratkim i poentiranim, sa ne više od 7 stavki o kojima se diskutuje.
Debrifinzi se održavaju nakon što se zadatak dogodio i prilika su za raspravu o tome što se dogodilo i identifikaciju poboljšanja u radnim praksama.
Tokom debriefinga, govori se o:
- je li komunikacija među svim stranama bila jasna?
- da li je svako znao svoje uloge i odgovornosti?
- je li se održavala situacijska svijest?
- mogu li se zadaci drugačije rasporediti?
- da li su napravljene greške? Zašto?
- šta je bilo dobro?
- šta se može poboljšati?
Kada radimo u grupama, može biti teško suprotstaviti se mišljenjima koja dijeli dio grupe. Grupno mišljenje je kada se grupa složi sa planom ili odlukom bez obzira na to vjeruju li pojedinci unutar grupe da je to valjano. Cilj postaje uspostavljanje konsenzusa umjesto pronalaženja najbolje strategije ili plana akcije.
Ponekad, kada radite u grupi, možete formirati privrženost članovima svoje grupe. To vas ponekad može navesti da ljude iz „vaše grupe“ tretirate pozitivnije i sa više povjerenja nego ljude izvan grupe.
Kada smo u grupi, manje smo skloni reagovati kada stvari krenu po zlu, bilo zato što niko drugi ne čini ništa ili zato što mislimo da će neko drugi nešto učiniti. To može biti posebno opasno u situacijama pod visokim pritiskom.
Neke od ovih pristrasnosti možete ublažiti tako što ćete preuzeti ličnu odgovornost u bilo kojoj situaciji. To može značiti da ćete se uključiti kada vidite da nešto nije u redu, čak i kada to drugi ne čine, i gdje je to prikladno, sa poštovanjem osporavati bilo koje odluke za koje mislite da su loše.
Modeli poput angažovanja, pitanja, izražavanja, govora (EAST) mogu vam pomoći da dobijete činjenice koje vam trebaju prije nego što izazovete nečije ponašanje ili odluku.
- Angažovanje: uspostavite kontakt očima sa osobom, predstavite se ako je potrebno i jasno stavite do znanja da želite razgovarati s njima.
- Pitajte: zamolite ih da objasne razloge iza svoje odluke.
- Izrazite: recite im da imate zabrinutosti i objasnite zašto.
- Recite: ako vas ne shvate ozbiljno, obavijestite nekog drugog o situaciji i vašim zabrinutostima.
Izvor: Safety4Sea
